تتطلب عملية إدارة المخزون للكافيه جهدًا كبيرًا ووقتًا طويلًا، لذلك لا بد من اختيار الوسائل الصحيحة لإدارة المخزون، فتلك الوسائل ستساعدك على التحكم في المخزون وإدارته بشكل أفضل، فاستخدام الطرق التقليدية لإدارة المخزون يعتبر جهدًا كبيرا وقد يسبب خللًا في سير العمل أو أي أخطاء بشرية في كتابة وتسجيل الفواتير وكميات المنتجات، وعدم متابعة المخزون الذي أوشك على الانتهاء والذي يؤدى بدوره إلى وقوع خسائر، وتتطلب إدارة المخازن ليس فقط توظيف أشخاص ذو كفاءة وأمانة بل أيضاً تصنيف العناصر الأكثر مبيعاً أو الأكثر استهلاكاً بمخزنك، ونقدم لكم من خلال هذا المقال خطة لإدارة مخزون الكافيهات مع ذكر الخطوات كاملة.

خطة شاملة للقيام بإدارة مخزون الكافيهات

١. اختيار نظام محدد لإدارة المخزون دائماً

فقد يكون هناك أكثر من طريقة لإدارة المخزون والقيام بالجرد، ولكن من الضروري القيام باختيار طريقة واحدة للقيام بذلك حتى لا يحدث خلل بسبب سوء الإدارة. لذلك لا بد من الاتفاق على طريقة محددة ويجب اعتمادها وعدم تغييرها.

٢. تعيين فريق كفء متدرب على إدارة المخزون

قم باختيار فريق لديه القدرة على القيام بتلك المهمة لتتأكد من أن عملية إدارة مخزون الكافيه تتم بشكل جيد. فعندما تكون الخطوات منظمة ومحددة تتم العملية بشكل أسرع وأفضل بمرور الوقت. ويجب التأكد دائماً من العملية تتم بشكل سلس وفعال، ويجب العمل على تدريبهم جيداً على كيفية إدارة المخزون، وكيفية التعامل معه وكيفية استلامه من الموردين، والطرق الأفضل لتخزينه وترتيبه، ووسائل تدوين كل المعلومات الخاصة بالمنتجات سواء كميته أو سعره أو المستهلك أو المهدر منه.

٣. اختيار وقت محدد و ثابت للطلب

تعتبر خطوة الجرد وطلب المنتجات من أولويات عملية إدارة مخزون الكافيه، لذلك يجب إعطاءها الاهتمام الكافي والقيام بجرد مفصل بصفة دورية، وتحديد المنتجات التي أوشكت على النفاذ والقيام بطلبها. أيضاً من الضروري عمل طلبيات المخزون بناء على إحصاءات ومعدلات الطلب والإقبال على الكافيه. فمن الوارد أن هناك أوقاتا محددة من العام تشهد إقبالًا على أصناف معينة، بينما قد يتقلص هذا الطلب على تلك الأصناف في أوقات أخرى من العام، مثل الطلب على الأصناف المثلجة في وقت الشتاء. لذلك يجب القيام بدراسة تفصيلية لمعدلات الطلب على الأصناف التي تقدمها.

٤. مراجعة الطلب بعد الوصول

يجب التحقق والتأكد بصورة جيدة من الأصناف والكميات والمكونات التي تصل في كل طلبية عند الاستلام وقبل الدفع. مع التركيز على التغيرات التي قد تحدث في كل طلبية، فهناك العديد من العناصر التي قد يحدث فيها تغيير أثناء طلب المنتجات وعملية الدفع، مثل عمليات الإلغاء والخصومات والأموال المستردة، لذلك يجب مع كل عملية استلام طلبية جديدة من المنتجات التأكد من الحسابات جيداً.

٥. القيام بتحديد الكميات القصوى والدُنيا للمخزون

عند إدراك حجم المخزون الذي يحتاجه الكافيه الخاص بك، ومعرفة حجم الطلب على الأصناف التي تقدمها وطرق الإدارة المناسبة له وحجم ميزانيتك، يجب تحديد ما هي أقل المستويات أو الكميات من المنتجات التي يجب أن تتوافر في المخزن، وما هي أقصى كمية من المكونات التي يمكن أن يتحملها مخزنك وأن تستطيع استعمالها قبل أن تتلف. وذلك حتى تضمن فعالية نظام إدارة مخزونك. بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون هناك مخزون احتياطي طوال الوقت، في حال ظهر طلب أكبر على الأصناف.

بعض أنظمة لإدارة المخزون في المطاعم