تعتبر عملية جرد المخازن من المهام الرئيسية التي تقوم بها إدارة أي مشروع أو شركة للتعرف على ما لديها من مواد خام أو منتجات يجب بيعها، أيضاً للتأكد من صحة أعداد المواد الخام ومنتجات مخزونك التجاري، وتتم عملية جرد المخزون من خلال اتباع مجموعة من الخطوات، وفى هذا المقال سنعرض بعض طرق جرد المخزون والخطوات التي يتم من خلالها.

مفهوم الجرد

الجرد هو عملية تتم بشكل دوري لحساب المواد الخام الموجودة في المخازن والتي يستخدمها المشروع في عمليات التصنيع والإنتاج.  وذلك لتحديد ما يملكه النشاط التجاري وما تم بيعه من منتجات، للتأكد من امتلاك مخزون كافي يتم الجرد في نهاية الفترة المالية على حسب نوعه الذي تحدده إدارة المشروع أو الشركة، وتقوم به كل المشروعات التجارية بداية من المشاريع الصغيرة ووصولًا إلى الشركات الصناعية الكبيرة.

أنواع الجرد

ينقسم الجرد الى أنواع عديدة، ويتم اختيار النوع حسب الفائدة المرجوة منه وحسب النشاط التجاري. فتنقسم أنواع الجرد إلى:  

– جرد مستمر

– جرد مفاجئ

– الجرد الدوري

١. الجرد المستمر

الجرد المستمر هو عبارة عن جرد المخزن بشكل دائم و تسجيل كافة الأحداث بدون تغيير وبشكل فورى عند حدوثها. فيساعد هذا النوع في الحد من إغفال أي تغيرات تحدث في المخزن أو في تسجيل المشتريات. يعطى الجرد المستمر المعرفة الدائمة للإدارة بقيمة المخزون في أي وقت، فكما ذكرنا أنه يقوم بتسجيل كل عملية بيع أو شراء للمواد في المخزن، فيتم تعديل بيانات جرد المخزون لحظة بلحظة.

يتميز هذا النوع من الجرد بأنه أقل تكلفة وأكثر سهولة، ويمكن إتمام عملية الجرد المستمر في أي وقت، ويمكن الإدارة من اكتشاف أي عمليات سرقة أو تلف في الأصناف داخل المخزن ،أو أي نقص في كمية البضائع. لذلك تفضل الشركات والمحلات التجارية القيام بها.

٢. الجرد المفاجئ  

كما هو واضح من الاسم، يتم عمل هذا النوع من الجرد بشكل مفاجئ وبدون مقدمات للتأكد من كمية الأصناف داخل المخزن. ومن مميزات هذا النوع :

– ملاحظة أي محاولة سرقة  واختلاس داخل المخزن

– مراجعة كمية المخزون والتأكد من صلاحيات الأصناف والتعرف على التالف منها

– التأكد من تسجيل كل العمليات التي تتم في المخزون بشكل منتظم. 

– التأكد من مطابقة رصيد الأصناف داخل المخزن مع الرصيد المسجل

٣. الجرد الدوري

يقوم هذا النوع من الجرد على تحديث قيمة حساب المخزون بنهاية  فترة زمنية محددة أو وقت ما تقوم الشركة بإعداد قائمة المركز المالي للشركة. وفي هذا النوع يتم جرد المخزون بشكل فعلي مثلما تتواجد بالمخزن وليس من خلال التسجيل في الدفاتر فقط.

وهناك بعض الشروط لإتمام هذا النوع من الجرد وهى:

• التوقف عن أي عملية من و إلى المخزن.  
• شمول الجرد جميع الأصناف داخل المخزن
• في حالة تعدد الفروع للمخزن، يتم القيام بالجرد في كافة  الفروع في وقت واحد
• جرد المخزن حسب كمية الأصناف وقيمتها النقدية
• يجب تسجيل نتائج الجرد الفعلي للاستعانة بها في حسابات الميزانية العمومة لنهاية السنة.

طرق حساب جرد المخزون

تتعدد طرق القيام بالجرد التي تستخدمها المشروعات في عملية جرد المواد في مخازنها. ومن هذه الطرق:

١. طريقة الداخل أولًا خارج أولًا (FIFO)

تقوم هذه الطريقة على فرضية أن أول ما يدخل المخزن من المشتريات والمواد المختلفة يكون أول شيء يتم بيعه. وتُعد هذه من أشهر الطرق التي يتم استخدامها في حساب المخزون. حيث تتميز ببساطة تطبيقها وسهولة قواعدها، وتستخدمها أكثر الشركات التي تتعامل مع المنتجات المُعرضة للتلف.

٢. طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا (LIFO)

تعتبر هذه الطريقة عكس الطريقة السابقة، فتقوم على فرضية أن ما يتم بيعه في البداية هو المنتجات التي دخلت المخزن مؤخرًا. حيث يبقى المخزون الأقدم فترة أطول في المخزن. ويتم استخدام هذه الطريقة في حالة إن كانت المنتجات غير قابلة للتلف مع الوقت، لكن في الواقع تعتمد شركات قليلة على هذه الطريقة. حيث يمكن أن تتسبب تلك الطريقة في فقد المنتجات القديمة قيمتها واحتمالية عدم بيعها؛ وبالتالي قد تتسبب في حدوث خسائر للمشروع.

٣. طريقة التكلفة المتوسطة

تقوم هذه الطريقة على حساب تكلفة جميع الخامات والمنتجات الموجودة في المخزن. وتفيد هذه الطريقة في ارتباط المواد في المخزن ببعضها وعدم إمكانية فصلها عن بعضها البعض. وبعد تجميع كل المنتجات يتم حساب متوسط التكلفة لكل وحدة في المخزن على حدى من خلال المعادلة التالية:

متوسط تكلفة الوحدة = التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزن ÷ إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخزن