هل سبق لك وسمعت عن ورقة مواصفات المنتج المستورد من الصين أو غيرها؟ هل لديك فكرة عن أهمية ورقة مواصفات المنتج عند الاستيراد؟

إذا كانت إجابتك لا، وتحتاج التعرف عليها؛ فهذا المقال سيفي بالغرض، ويجيبك على كل تساؤلاتك. وإذا كانت إجابتك نعم، فأنت واحد من كثير من التجار؛ الذين يعرفون ما هي ورقة المواصفات ؛ ولكن لا يعرفون كيفية كتابة هذه الورقة، وما هي أهميتها الحقيقية.

نحن ذاهبون للتعرف على أداة بسيطة جداً لمساعدتكم في التخطيط الصحيح للاستيراد وضمان الجودة، فهيا بنا…

ما هي ورقة مواصفات المنتج؟

ورقة مواصفات المنتج هي وثيقة تفصيلية، تتقدم بها للمورد أو المصنع الذي تريد الاستيراد منه؛ إذ تحدد الورقة بشكل دقيق المنتج الذي تريده، ما هي مكوناته الدقيقة؟ والكمية المطلوبة.

تتضمن الوثيقة لمحةً عامةً عن المنتج وصوراً له، وأجزاءَ عديدةً توضح بشكل مفصّل المكونات الفردية التي تريدها في منتجك، وبعض الشروط الضرورية؛ كالشهادات المطلوبة وشروط التعبئة والتغليف، وهي من أهم الخطوات لضمان جودة منتجك من ناحية كما تفيدك من ناحية أخرى عند البدء في التفاوض مع الموردين.

ورقة المواصفات الجيدة لمنتج ما لابد أن تكون:

مختصرة: توضح تماماً ما تريده ولا تحتوي على تفاصيل غير ضرورية.

شاملة: لا يغيب عنها أي تفصيل فيما يتعلق بالمنتج المطلوب.

مكتوبة بلغة بسيطة وسهلة القراءة: حيث ننصحك بترجمتها إلى لغة بلد الاستيراد (الصينية أو الهندية مثلاً).

مرتبة ومنظمة  بشكل جيد: على شكل نقاط لتوضيح كل أمر على حدة.

تحتوي على صور توضيحية للمنتج المطلوب تظهر فيها التفاصيل المطلوبة.

أهمية إنشاء ورقة مواصفات المنتج

بعد تعرفك على ماهية ورقة المواصفات ، وأهم محاورها، يأتي السؤال الآن حول مدى أهمية هذه الورقة، وكيف تفيدك كمستورد؟

والحقيقة التي يجهلها الكثير من المستوردين، أن كتابة ورقة مواصفات المنتج هي جزء مهم في التجارة الدولية، وهي إحدى عوامل النجاح في التجارة من أي بلد.

 تتمحور أهمية ورقة المواصفات حول:

1. مساعدة المصانع والموردين على فهم متطلباتك

أليس من الأفضل أن تقدم هذه الورقة للمورد لفهم ما تريد بدلاً من سرد التفاصيل التي تريدها في المنتج عبر الإيميل والرسائل الطويلة والصور؟

بالتأكيد نعم، فإن ورقة المواصفات من شأنها أن تختصر كل ذلك الوقت والجهد، بالإضافة لأنها تجنبك مخاطر نسيان بعض المواصفات الضرورية أو أي سوء فهم قد يحدث إذا قمت بشرح تفاصيل المنتج للمورد؛ عبر الرسائل الطويلة أو البريد الإلكتروني.

2. الحصول على خدمة عملاء جيدة، ومنع استغلالك

عند شعور بعض الموردين بعدم خبرتك في المنتج، فإنهم لن يستجيبوا لك بالشكل المطلوب.. أو من الممكن أن يقوم بعضهم بنُصحك بجودة معينة يريدون بيعها، لأنها من الممكن أنها تحقق لهم ربحاً أكبر، أو أنها تخفف من التكاليف.

إن تقديمك ورقة مواصفات المنتج للموردين، يظهر احترافيتك كمستورد، ويعطيك طابعاً مميزاً كخبير في هذا المنتج.. وبالتالي لن يفكر المستورد في محاولة استغلالك، وستلقى خدمة عملاء جيدة.

3. ضمان الجودة العالية

تظهر أهمية ورقة المواصفات لضمان جودة المنتجات في ثلاث نقاط:

تقوم المصانع الصينية على وجه العموم؛ بالإنتاج حسب الجودة التي تريدها، فإذا تركت لهم المجال ولم تحدد الجودة المطلوبة.. لا يمكنهم التعرف على الجودة التي تريدها، وستعمل على الإنتاج تحت جودة منخفضة نسبياً.

قد تغتنم بعض المصانع هذه الفرصة لخفض تكاليفها المتعلقة بالإنتاج، فمن شأن تحديد متطلبات منتجاتك بوضوح  في ورقة مواصفات المنتج؛ أن يقلل من مساحة الموردين لاستخدام مواد أرخص، أو تغليف منخفض الجودة، وما إلى ذلك.

عند توكيلك لشركة خدمات تجارية؛ من أجل مراقبة وفحص الجودة، ستحتاج هذه الشركات للورقة من أجل استخدامها كدليل عند المطابقة والمعاينة.

4. التعرف الدقيق على سعر المنتج

إذا لم يحصل المورد على متطلباتك بشكلِ واضح ومفصل؛ فلا يمكنه إعطاءك السعر الحقيقي. على سبيل المثال: لو أردت استيراد الحقائب اليدوية، ولم تطلب نوعية جلد معينة.. فإنك ستحصل على السعر الأدنى من الموردين بناءً على معايير الجودة المنخفضة، أما عند طلبك لنوع معين، “جلد إيطالي مثلاً”.. حينها تحصل على السعر الدقيق والمناسب لطلباتك المحددة.

5. تساعدك عند إبرام العقد

من الحكمة إدراج ورقة المواصفات في العقد، وجعل المورد أو المصنع يوقع عليها، لأنها تساعدك على ضمان حقوقك في حال كان هناك إخلال بالمواصفات المطلوبة.

مثال: خدش أكبر من 3 سم في القطعة يُعتبر عيباً ويجب صناعة غيره.

6. تعتبر مرجعًا عند تقييم العينات

فعند وصول العينات إليك، تستطيع التأكد من جودتها، وتقييمها بناءً على ورقة مواصفات المنتج.. حيث ستبدأ بالتأكد من كل التفاصيل واحداً تلو الآخر ، لتضمن عدم نسيان أي منها.

7. تساعدك عند التخليص الجمركي

تقوم الجمارك بفحص الجودة لبعض المنتجات؛ كالمنتجات الطبية والغذائية ومستحضرات التجميل وغيرها، ولا بد لهم من معرفة معايير الجودة الخاصة بك.. والشهادات، وحدود التعبئة، وهذه المعلومات تندرج ضمن ” قائمة التعبئة“؛.. التي تستطيع إعدادها بسهولة عند وجود ورقة مواصفات تحوي كل تلك المعلومات سلفاً.